در اجاره اولین دفتر کار به چه نکاتی توجه کنیم؟

اجاره اولین دفتر کار همانقدر که می تواند هیجان انگیز باشد، به دقت و توجه مضاعفی هم نیاز دارد. اما اگر شما از نکات مهم اجاره دفتر کار آگاه باشید، احتمال آنکه انتخاب مناسب و قابل قبولی انجام دهید بالا می رود. اجاره اولین دفتر کار بدین معناست که شما خودتان را در کارتان اثبات کرده اید و حالا قصد دارید تا با اجاره یک دفتر، به کسب و کارتان وسعت بدهید.

اجاره دفترکار قطعا هزینه بر است و باید دفتری را انتخاب کنید که از هر لحاظ مناسب و ایده آل شما و متناسب با سبک کارتان باشد. از همین رو باید حسابی برای این انتخاب وسواس به خرج داده و وقت بگذارید و در نهایت دفتری را انتخاب کنید که با شرایط شما جور باشد؛ انتخاب یک دفتر قدیمی، بدون دارا بودن امکانات مناسب و متفاوت با نیازهایتان می تواند اشتباهی بزرگ باشد. از همین رو فاکتورهای مهمی هستند که باید هنگام اجاره اولین دفتر کار مد نظر قرار داد . دراین مقاله قصد داریم تا نکات مهم اجاره دفتر کار را برایتان بازشمرده و به شما در انتخاب اولین دفتر کارتان بیشتر کمک کنیم. با ما همراه باشید.

نکات مهم اجاره دفتر کار اولتان

شما باید مطمئن شوید دفتری که اجاره می کنید، تمام نیازهای حال حاضر و آینده شما را برآورده خواهد کرد و آغاز به کار در این دفتر به شما اجازه رشد خواهد داد. در اینجا به برخی از نکات مهم اجاره دفتر کار اولتان که باید مدنظر داشته باشید، اشاره خواهیم کرد. با در نظر داشتن این نکات، می توانید انتخاب مناسبی داشته باشید. پس قبل از انجام هر معامله ای این سوالات را از خود پرسیده و این فاکتورها را مدنظر قرار دهید:

• آیا واقعا به دفتر احتیاج دارید؟

قبل از اجاره دفتر کار،مطمئن شوید که واقعاً به آن نیاز دارید یا نه! بسیاری از کارها و تجارت های استارت آپی می توانند از خانه یا حتی از یک اتاق و به صورت مشترک با دیگران در یک دفتر کاری، به خوبی انجام شوند. اگر در ابتدای راه، یک اتاق برای انجام فعالیتهای کاری تان کافی است، می توانید با اجاره تنها یک اتاق در یک واحد اداری، درآمدتان را بیشتر پس انداز کنید.

• جستجو را زود شروع کنید

یکی از بزرگترین اشتباهاتی که بسیاری افراد انجام می دهند، این است که کار اجاره دفتر را برای دقیقه آخر می‌گذارند. در یک بازار شلوغ، پیدا کردن یک دفتر کار مناسب زمان ‌بر خواهد بود؛ بنابراین دست دست نکنید. لطفاً به خودتان ۴ تا ۶ ماه فرصت جستجو بدهید. فاکتورهایی که برایتان اهمیت دارد را لیست کنید، سر فرصت از گزینه های متعدد بازدید کنید و دفتر را سرفرصت انتخاب کرده و سپس آنجا را اجاره کنید.

• بیشتر از یک گزینه را مدنظر داشته باشید

هرگز همه تخم مرغ هایتان را در یک سبد نگذارید و تنها روی یک گزینه، سرمایه‌گذاری نکنید. قطعاً نمی خواهید که تمام وقت خود را به مذاکره با یک نفر بگذرانید و ناگهان و به یک باره، در حالی که فکر می کنید همه چیز تمام شده است، صاحب آن ملک، آنجا را به خاطر پول بیشتری به فرد دیگری اجاره بدهد. ایده‌آل ترین حالت این است که شما حداقل دو یا سه مورد اجاره را همزمان مد نظر داشته باشید و روند مذاکرات را با همه گزینه ها همزمان پیش ببرید.

• بودجه تان را مشخص کنید

این اولین دفتر کاری است که می خواهید اجاره کنید، بنابراین سعی نکنید خودتان را ورشکست کنید. قبل از اینکه حتی شروع به جستجو برای پیدا کردن دفتر کار بکنید، در ذهنتان بودجه‌ای را مشخص کرده و طبق بودجه تعیین شده، به دنبال گزینه مدنظرتان بگردید.

• مخارج اضافی را درنظر بگیرید

یکی دیگر از نکات مهم اجاره دفتر کار این است که باید بدانید که راه انداختن یک دفتر کار، هزینه های به مراتب فراتر از مبلغ رهن و اجاره را به همراه دارد. از صاحب ملک دقیقا بپرسید که این دفتر چه امکاناتی دارد. مثلاً تعداد خطوط تلفن، کابل کشی شبکه و… همچنین در مورد سرویس اینترنت و دیگر امکانات رفاهی هم از او سوال کنید.

• اجاره نامه را دقیق بخوانید

فقط به حرف‌های صاحب ملک اکتفا نکنید. بهتر است از یک وکیل یا مشاور املاک بخواهید تا به قرارداد اجاره نگاهی بیندازد و آن را تایید کند. مطمئن شوید که همه مفاد را متوجه شده اید و تمام نکات در این قرارداد درج شده است.

• مکانی انتخاب کنید که به کارمندان نزدیک باشد

قطعاً نمی خواهید جایی را انتخاب کنید که کارمندانتان مجبور باشند چندین ساعت رانندگی کنند تا به آنجا برسند. هنگام اجاره اولین دفتر کار خود، به موقعیت جغرافیایی دفتر توجه کنید و جایی را انتخاب کنید که برای بیشتر کارمندانتان رسیدن به آنجا راحت باشد.

• به مشتری هایتان فکر کنید

با انتخاب دفتری با یک آدرس سرراست، کار را برای مشتری هایتان راحت کنید تا بتوانند به راحتی شما را پیدا کنند. سعی کنید جایی را پیدا کنید که دسترسی آن به بزرگراه های مهم یا حمل و نقل عمومی راحت باشد. دفتری که در کوچه و پس کوچه ها واقع شده و پیدا کردنش سخت باشد، چندان به مذاق مشتریان خوش نخواهد آمد.

• امکانات اطراف را در نظر بگیرید

دفتری را انتخاب کنید که به رستوران ها، بانک ها، مراکز خرید، ایستگاه مترو و اتوبوس و حتی باشگاه و سایر امکانات نزدیک باشد. هرچه امکانات در دسترس تر باشند، اوضاع برای کارمندانتان مناسب تر خواهد بود تا بتوانند در طول روز به کارهایشان رسیدگی کنند. قطعا نمی‌خواهید که آن‌ها نصف روز را برای انجام کارهای شخصی شان مرخصی بگیرند.

• فضایی مطابق با نیازتان انتخاب کنید

هرگز دفتری را اجاره نکنید که بزرگتر از اندازه مورد نیازتان باشد. برای این کار می توانید از یک طراح داخلی دعوت کنید تا به شما برای محاسبه فضایی که نیاز دارید کمک کند. چرا که اجاره یک دفتر بزرگتر از نیازتان، علاوه بر آنکه قطعا هزینه رهن و اجاره سنگین تری خواهد داشت، هزینه بیشتری برای پر کردن فضاها هم خواهد برد.

• دفتری باید فضای تغییر داشته باشد

اگر یک قرارداد سه ساله امضا می‌کنید، قطعاً نمی خواهید که بعد از یک سال آنجا را ترک کنید. پس مطمئن شوید فضایی را اجاره می‌کنید که در صورت نیاز بتوانید در آنجا تغییراتی ایجاد کرده و فضای کافی برای گسترش کافی تجارت شما داشته باشد؛ البته تنها درصورتی که قصد امضای قراردادی طولانی مدت را دارید.

• طراحی دفتر را مشخص کنید

آیا می خواهید همه جای دفترتان دیوار داشته باشد یا با پارتیشن بندی فضاها را تفکیک کنید؟ دفتر کار مدنظرتان باید تراس یا فضای باز داشته باشد یا نه؟ تمام جزئیات چیدمان و طراحی دفتر کار مدنظرتان را در هنگام بازدید از واحدهای اداری در ذهن داشته باشید و فضاها را در ذهنتان ترسیم کنید.

• هزینه تعمیرات و نگهداری با کیست؟

مطمئن شوید مسئولیت نگهداری و تعمیرات به عهده چه کسی است؟ در صورت نیاز به کارهای تعمیراتی، باید با چه کسی تماس بگیرید و با چه سرعتی به این امورات رسیدگی خواهد شد. اگر مسئولیت تعمیرات به عهده شماست، این هزینه های غیرمترقبه را نیز محاسبه کرده و در بودجه خود لحاظ کنید.

• در امور تجاری کمک بگیرید

اگر برای اولین بار است که می خواهید یک دفتر کار را اجاره کنید، این می‌تواند برایتان غافلگیر کننده باشد؛ چون ممکن است قوانین و مقررات اجاره یک واحد اداری با اجاره یک خانه متفاوت باشد. پس حتماً از یک مشاور املاک متخصص در ملک های تجاری کمک بگیرید.

• درمورد نگهبانی ساختمان سوال کنید

یکی دیگر از نکات مهم اجاره دفتر کار ، وجود یک سرایدار و نگهبان در ساختمان است. اگر نیاز به نگهبانی و امنیت برای ساختمان دارید، حتماً در این مورد سوال کنید که آیا ساختمانتان نگهبان امنیتی دارد و یا درهای ورودی در ساعات تعطیلی بسته می شوند و ساختمان در ساعات تعطیلی امن است؟ در صورت نیاز می توانید در مورد وجود دوربین های مداربسته هم سوالاتی را بپرسید تا خیالتان راحت شود.

• بپرسید فضا چطور به شما تحویل داده می شود

از این نکته کاملا مطمئن شوید که دفتری که می خواهید اجاره کنید، چطور به شما تحویل داده خواهد شد؟ آیا نیاز است که کفپوشهای واحد عوض شده یا دیوارها رنگ شوند یا خیر؟ حتما با صاحب ملک جلسه ای داشته باشید و به صورت کتبی مشخصات فضایی را که قرار است به شما واگذار شود را ثبت کنید.

• مطمئن شوید که ساختمان پارکینگ دارد

یکی از چیزهایی که اغلب در هنگام اجاره دفتر نادیده گرفته می‌شود، محل پارک ماشین هاست. علاوه بر اینکه در مورد پارکینگ واحد سوال می کنید، مطمئن شوید که در اطراف دفتر جدیدتان ، جای پارک پیدا می شود تا کارمندان مجبور نباشند وقت زیادی را دنبال جای پارک بگردند. همچنین از امن بودن محله اطمینان حاصل کنید.

• اعتبار برندتان را درنظر بگیرید

ظاهر دفتر شما معرف برند و فرهنگ کاری شماست. اگر واحدی را انتخاب کنید که به خوبی از آن نگهداری نشده، ممکن است این پیام را به مشتری هایتان برساند که کسب و کار خوبی ندارید، همچنین اگر گران‌قیمت‌ترین دفتر کاری را اجاره کنید نیز ممکن است با خود فکر کنند که شاید برای خدماتی که می گیرند پول بیش از اندازه از آنها می گیرید.

• اهمیت داشتن اتاق کنفرانس

دفترهایی که فضای بازی دارند برای انجام کارهای تیمی فوق‌العاده هستند. اگر داشتن اتاق کنفرانس برای شما ضروری است، حتما به این مورد دقت کنید.

• داشتن فضای استراحت و غذا خوری

با داشتن یک آشپزخانه یا فضای غذاخوری کوچک در دفتر کار، کارمندان شما مجبور نخواهند بود تا برای تهیه یک فنجان قهوه، دفتر را ترک کنند. مطمئن شوید که دفتر کاری جدیدتان یک آشپزخانه مجزا دارد تا کارمندان بتوانند در این فضا غذایشان را صرف کنند.

• آیا مجاز به تغییرات در دفتر هستید یا نه ؟

یکی دیگر از نکات مهم اجاره دفتر کار این است که در هنگام ثبت قرارداد، از صاحب ملک بپرسید که مجاز به انجام چه تغییراتی در دفتر کار هستید. بعضی از صاحبان ملک نمی‌خواهند که دیوارها را خراب کرده و یا حتی نقاشی کنید. قبل از هر تغییری از صاحبخانه اجازه بگیرید؛ چون ممکن است میلیون ها تومان پول برای بهبود وضعیت دفترتان خرج کنید و نهایتاً صاحب ملک، زمانی که می‌خواهید آنجا را ترک کنید از شما بخواهد که آنجا را به وضعیت قبلی در بیاورید. بنابراین قبل از هر تغییری “تاییدیه” بگیرید.

• در مورد مدت زمان قرارداد صحبت کنید

در هنگام اجاره اولین دفتر کار سعی کنید مدت زمان قراردادتان کوتاه باشد. ممکن است که کسب و کار شما رشد کند یا بخواهید از آنجا به جای بهتری بروید. قطعا نمی خواهید که با یک قرارداد طولانی مدت در اولین دفترتان گیر بیفتید. این امکان هم وجود دارد که با توجه به شرایط نامساعد اقتصادی کسب و کار شما رونق نگیرد و نتوانید از پس هزینه ها بربیایید.

اگر چه امکان بستن قرارداد کوتاه‌مدت بستگی به شرایط بازار دارد؛ ولی حالت ایده آل این است که قرارداد بلندمدتی را امضا نکنید. البته شاید بستن قرارداد کوتاه مدت در مناطق تجاری و پر تردد دشوار باشد. بیشتر صاحبان املاک در مناطق تجاری می‌خواهند که ملکشان را حداقل به مدت ۳ تا ۵ سال اجاره دهند و هیچ جای مذاکره وجود ندارد.

• به کار خود ایمان داشته باشید

خودتان را در سه تا پنج سال آینده در کجا می بینید؟ اگر به کسب و کارتان اعتماد نداشته باشید، چطور انتظار دارید که صاحب ملک به شما اعتماد کند؟ بنابراین باید برنامه داشته باشید و اجازه دهید که صاحب ملک نیز برنامه‌های شما را برای موفقیت بداند، نه اینکه منتظر شکست شما باشد! در غیر اینصورت صاحب ملک از اجاره دادن جایی که به عنوان اولین دفتر کاری تان انتخاب کرده اید خودداری خواهد کرد.

• بندی برای فسخ قرار دهید

اگرچه باید به برنامه کاری‌تان اعتماد داشته باشید، اما گاهی اوقات اتفاقات غیرمترقبه ای رخ می دهند که ممکن است شما را به دردسر بیندازند. به همین دلیل باید بندی برای فسخ احتمالی در قرارداد اجاره درج کنید، تا اگر تصمیم به ترک زودهنگام دفتر و فسخ قرارداد گرفتید، بدانید که چه گزینه‌هایی دارید و چه جریمه‌هایی را باید پرداخت کنید.

• مذاکره کنید

هر چیزی قابل مذاکره است. زمانی که می خواهید یک دفتر کار اجاره کنید، هر چیز قابل مذاکره است. البته باید به خاطر داشته باشید که بعضی از بازارها نسبت به سایر مناطق قوی تر هستند. مثلاً برای بعضی از دفاتر اداری در مناطق تجاری درخواستهای بیشتری وجود دارد و تعداد دفاتر خالی در آنجا نسبت به سایر مناطق کمتر است. همچنین قیمت‌ها، مدت قرارداد و امتیازات متفاوت خواهند بود.

زمانی که مذاکره می‌کنید فقط بر روی قیمت اجاره تمرکز نکنید. چیزهای دیگری هم هستند که می‌توانید در مورد آنها مذاکره کنید، مانند پرداخت پول پیش کمتر، پرداخت پول پیش بیشتر به جای اجاره، اجازه تغییرات بیشتر و … هرچیزی که می خواهید درخواست کنید.

• آینده نگر باشید

شما همیشه می‌خواهید که کسب و کارتان را رو به رشد در نظر بگیرید. بنابراین زمانی که می‌خواهید جایی را برای دفتر کار اجاره کنید ساختمانی را انتخاب کنید که بتواند در صورت نیاز، رشد کسب و کار شما را در خود جای دهد. هر ۶ ماه یکبار نقل مکان کردن برایتان ایده آل نخواهد بود؛ بنابراین واحدی را پیدا کنید که بتوانید انعطاف پذیری در شرایط اجاره و اسکان در آن را داشته باشید.

• با صاحب ملک آشنا شوید

قبل از اینکه قراردادی را امضا کنید حتماً با صاحب ملک آشنا شوید. و در مورد بعضی چیزها تحقیق کنید. مثلا چند وقت است که مالک آن واحد است؟ تا چه اندازه برای انجام تعمیرات، نگهداری و… آزادی عمل خواهید داشت؟ مدیر ساختمان کیست؟ حتی می توانید از سایر مستاجرین راجع به تجربه‌ای که با مدیر ساختمان و صاحب ملک داشته اند سوال کنید.

منبع: austintenantadvisors